Ochrana osobních údajů

Tady popisujeme, jak zacházíme s osobními údaji návštěvníků webu mrkve.cz, zájemců o aplikaci Mrkve a kontaktních osob našich zákazníků. Pokud vám něco nebude jasné, napište nám.

1. Kdo je správce

1.1. Správcem je i117 MEDIA s.r.o., IČO 09710540, se sídlem Michelská 966/74, Michle, 141 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 339669 (dále „my“).

1.2. Ve věcech osobních údajů nás zastihnete na info@mrkve.cz nebo poštou na adrese sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali.

2. Na koho se zásady vztahují

2.1. Zásady platí pro:

• návštěvníky webu mrkve.cz,
• zájemce, kteří se zapíšou na seznam zájemců nebo nám napíšou,
• kontaktní osoby zákazníků, tedy lidi, kteří za firmu aplikaci registrují, objednávají, spravují nebo platí.

2.2. Údaje zaměstnanců a externistů, které firma eviduje v aplikaci Mrkve (docházka, směny, žádosti, chat a další), zpracováváme jako zpracovatel pro firmu, která aplikaci používá. Správcem těchto údajů je zaměstnavatel nebo jiná firma, která vám přístup do aplikace dala. Informace o zpracování vám má dát ona. Patří sem i poloha telefonu při pípnutí a veřejná IP adresa, podle které aplikace pozná, že pípáte ze sítě pracoviště. Kontrolu sítě musí firma u pracoviště sama zapnout. Náš vztah s ní upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů na https://mrkve.cz/zpracovani-osobnich-udaju.

3. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě

3.1. Seznam zájemců a dotazy

Když se zapíšete na seznam zájemců, uložíme údaje z formuláře: jméno a příjmení, název firmy, e-mail, přibližný počet lidí, kteří by aplikaci používali, partnerský kód (pokud ho zadáte) a záznam o vašem souhlasu. Použijeme je, abychom vám dali vědět o spuštění aplikace, nabídli zkušební verzi, případně domluvili ukázku a přiznali partnerskou výhodu.

Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas můžete kdykoli odvolat e-mailem na info@mrkve.cz. Odvolání nemá vliv na zpracování před ním.

Když nám napíšete e-mail, zpracujeme vaši adresu, jméno a obsah zprávy, abychom vám mohli odpovědět. Právním základem je náš oprávněný zájem vyřídit dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), u dotazu na uzavření smlouvy jednání o smlouvě (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).

3.2. Registrace, smlouva a fakturace

Při registraci firmy a objednávce předplatného zpracováváme údaje o firmě (název, IČO, DIČ, adresa), jméno a e-mail osoby, která firmu registruje a spravuje, fakturační e-mail, údaje o objednávce, souhlasu s obchodními podmínkami (čas a znění), fakturách a platbách. Údaje o firmě můžeme doplnit z veřejného registru ARES.

Potřebujeme je k uzavření a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a ke splnění zákonných povinností v účetnictví a daních (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Kvůli vyúčtování evidujeme, kolik lidí bylo v aplikaci zákazníka v daném měsíci aktivních (přihlásili se nebo pípli). Pro fakturu použijeme jen jejich počet.

3.3. Provozní a servisní e-maily

Kontaktním osobám zákazníka posíláme e-maily, které se službou souvisejí: připomínku konce zkušební doby, faktury, upomínky, oznámení o změnách podmínek a důležitá technická oznámení. Právním základem je plnění smlouvy a náš oprávněný zájem informovat zákazníky o službě (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).

Pokud zákazníkům posíláme obchodní sdělení o novinkách, jde jen o nabídky k obdobným službám a v každém e-mailu jde odběr jednoduše odmítnout.

3.4. Návštěva webu

Při návštěvě webu se zpracovávají technické údaje nutné pro jeho chod a bezpečnost, například IP adresa, typ prohlížeče a čas přístupu v záznamech serveru. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném provozu webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

3.5. Cookies

Web používá technické cookies, bez kterých nefunguje (například pro zapamatování vaší volby v cookie liště). Ty ukládáme bez souhlasu.

Analytické cookies (Google Analytics) používáme jen tehdy, když s nimi souhlasíte v cookie liště. Pomáhají nám zjistit, které stránky lidé čtou a odkud přicházejí. Souhlas můžete kdykoli změnit v nastavení cookies na webu nebo v prohlížeči. Seznam cookies, jejich účel a dobu uložení najdete v Zásadách cookies. Svou volbu změníte odkazem Nastavení cookies v patičce webu. Analytický nástroj PostHog (servery v EU), který chystáme, se také spustí jen s vaším souhlasem a bez něj žádná data neodesílá.

Webová administrace app.mrkve.cz a mobilní aplikace ukládají do zařízení jen údaje potřebné pro přihlášení. Reklamní ani analytické cookies nepoužívají.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

• Seznam zájemců: do spuštění aplikace a pak nejvýš 12 měsíců, nebo do odvolání souhlasu, podle toho, co nastane dřív. Pokud se mezitím stanete zákazníkem, platí lhůty pro zákazníky.
• Dotazy e-mailem: po dobu potřebnou k vyřízení dotazu a případné navazující komunikace.
• Údaje kontaktních osob zákazníka: po dobu trvání smlouvy a poté po dobu, po kterou mohou ze smlouvy vzniknout nároky (promlčecí lhůty).
• Faktury a účetní doklady: po dobu, kterou ukládá zákon (zákon o účetnictví a zákon o DPH, nejdéle 10 let).
• Záznamy serveru webu: po dobu nezbytnou pro bezpečný provoz, podle pravidel uchování záznamů u poskytovatele hostingu.
• Analytické cookies: podle nastavení nástroje, uvedeného v cookie liště.

5. Komu údaje předáváme

5.1. Údaje neprodáváme. Pomáhají nám s nimi tito zpracovatelé:

• ACTIVE 24, s.r.o. (webhosting webu mrkve.cz a server aplikace v České republice),
• Google (e-mailová schránka, tabulky se seznamem zájemců a Google Analytics),
• Make.com (přenos přihlášek ze seznamu zájemců do tabulky),
• Brevo (rozesílání e-mailů ze služby, například faktur a připomínek),
• iDoklad (vystavování faktur), provozovatel Seyfor, a. s., IČO 01572377, Drobného 555/49, 602 00 Brno.

5.2. Údaje dostává také naše banka při platbách a účetní nebo daňový poradce, pokud ho máme. Orgánům veřejné moci je předáme, jen když nám to ukládá zákon.

5.3. Někteří zpracovatelé (Google, Make.com) mohou údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA. Děje se tak na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU-US Data Privacy Framework), pokud je příjemce certifikovaný, nebo na základě standardních smluvních doložek.

6. Vaše práva

Máte právo:

• získat přístup ke svým údajům a jejich kopii,
• žádat opravu nepřesných údajů,
• žádat výmaz údajů, pokud už je nepotřebujeme nebo jste odvolali souhlas,
• žádat omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů, které zpracováváme na základě souhlasu nebo smlouvy,
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
• kdykoli odvolat souhlas.

Stačí napsat na info@mrkve.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.

Pokud máte za to, že s údaji zacházíme v rozporu s předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

7. Zabezpečení

Data aplikace jsou na serveru v České republice. Spojení s webem i aplikací je šifrované (HTTPS). Údaje jednotlivých firem jsou v databázi od sebe oddělené. Podrobný popis opatření je ve Smlouvě o zpracování osobních údajů.

8. Změny zásad

Zásady můžeme upravit, například když změníme zpracovatele nebo přidáme funkci. Aktuální znění je vždy na této stránce. O podstatných změnách informujeme zákazníky e-mailem.